Gestion administrative d’une entreprise : un incontournable obligatoire
La gestion administrative d’une entreprise comprend toutes les tâches et les formalités administratives obligatoires. On ne rigole pas trop avec tout ça, car il s’agit purement de se conformer à la loi.
La gestion administrative est donc un pôle important de ton business. C’est la base qui va permettre de mettre en place des actions et d’atteindre tes objectifs.
La place de la gestion administrative dans une entreprise
La gestion administrative, peut-être que pour toi cela rime avec prise de tête. Que ce soit les papiers, les appels aux organismes, ou les démarches administratives… Rien que d’y penser, tu en as des boutons !
Peut-être même que tu as déjà envie de fuir en parlant de ce sujet. Mais je t’invite à poursuivre ta lecture. Que tu choisisses de t’en occuper toi-même ou de déléguer cette partie de ton business, il est important que tu en connaisses les enjeux.
Dans un premier temps, rappelle-toi que toutes les entreprises, micro-entreprise ou multinationale, ont une partie administrative à gérer.
Que ce soit la facturation, les archivages, les déclarations aux services de l’Etat, les relances, l’organisation du planning,… Nous y passons tous.
Mais, si à première vue, cela n’a rien d’attirant, dis-toi que la gestion administrative est un des piliers pour les fondations de ton entreprise.
L’importance de la gestion administrative
Aucune entreprise ne peut durer sur le long terme sans base solide. C’est un peu comme dans une relation.
Être organisée et structurée dans sa gestion d’entreprise est donc un fondement pour un accroissement sain de son entreprise.
Les avantages de la gestion administrative d'une entreprise
- Avoir une gestion financière aux petits oignons. Tu as besoin de suivre ton budget, qu’il s’agisse des entrées ou des sorties. Il faut donc tenir des livres de recettes, et d’achats, et des tableaux de bord divers. C’est aussi un bon moyen d’éviter les pénalités de retard de paiement pour une facture oubliée.
- Garantir un fonctionnement serein de l’entreprise. Notamment par la mise en place d’une organisation globale : processus, archivage, tableaux de bord,… Que tout soit consultable, clair et à jour pour tous les mêmes de ton entreprise. Fini le temps perdu à chercher la présentation de tel client ou le dernier chiffrage du projet à venir. Tout est classé et tenu rigoureusement. Et régulièrement.
- Être plus productive. Tu ne vas plus perdre de temps et pouvoir travailler efficacement sur une tâche dédiée. Rien de plus agaçant que de passer 30 minutes pour trouver toutes les informations nécessaires avant d’attaquer le cœur du sujet.
- Remplir tes obligations légales. À partir du moment où tu ouvres une entreprise, tu es obligée de remplir certaines missions chaque mois (déclaration de la TVA par exemple) ou chaque année (impôts). Ta gestion administrative te permet d’être au fait que tout soit dans les règles.
- Baisse ta charge mentale. Les papiers qui s’accumulent, les mails de relances de tes prestataires, le délai de réponse à tes clients qui s’allongent… Une multitude de tâches qui peuvent vite devenir une charge mentale insurmontable si tu ne t’en occupes pas stratégiquement.
L’astuce de Karen, Assistante Administrative :
« Respecter un calendrier pour les dates butoirs sur certaines échéances administratives. Comme un calendrier éditorial mais pour l’administratif ! »
26 tâches administratives à ne pas oublier
Maintenant, que tu es convaincue qu’il est important de remettre la gestion administrative d’une entreprise au cœur de tes préoccupations, quelles tâches sont concernées ?
Comme nous en avons parlé, l’administratif d’un business comprend des missions de légalité, de stratégie, mais aussi de gestion trésorière. Elles peuvent être nombreuses, puisqu’on parle de toutes les tâches courantes et répétitives permettant à un business d’atteindre ses objectifs.
Tâches administratives de la gestion administrative d’une entreprise
Les premières missions auxquelles nous pouvons penser concernent la partie purement administrative de ton activité.
Nous pouvons penser par exemple à :
- Traitement des mails.
- Rédaction de courriers ou de comptes-rendus de réunions.
- Récupération, classement et organisation des documents liés à l’entreprise.
- Mise à jour des tableaux de bord mensuels.
- Saisie de documents administratifs.
- Paramétrage d’outils.
- Diffusion de fichiers ou informations aux équipes.
- Relance clients débiteurs.
Tâches liées aux obligations légales de l’entreprise
Néanmoins, la gestion administrative ne s’arrête pas qu’à ces premières tâches. Côté législation, nous pouvons citer :
- Établir et envoyer des contrats, Conditions Générales de Vente (CGV) ou des devis à un prestataire ou un client.
- Créer et envoyer les factures clients.
- Tenir une base de suivi des données clients.
- Mettre à jour du livre de recettes et récupération des justificatifs financiers (factures,…).
- Mettre à jour du livre d’achats et récupération des justificatifs financiers (factures,…).
- Vérifier les mouvements bancaires et mise à jour tableaux de bord financiers.
- Déclarer la TVA.
- Déclarer le chiffre d’affaires.
- Payer les cotisations sociales.
- Approbation et dépôt des comptes annuels.
- Gestion RH des collaborateurs (contrat, fiche de paie,…).
Autres tâches diverses
Enfin, suivant l’organisation dans ton entreprise, la gestion administrative peut comprendre d’autres diverses tâches.
Comme :
- Gestion de ton agenda et des rendez-vous importants de l’entreprise.
- Organisation d’événements commerciaux.
- Onboarding et offboarding collaborateurs ou clients.
- Programmation de contenus sur tes différents réseaux sociaux.
- Customer care & SAV.
- Commande de matériels divers.
Déléguer sa gestion administrative
Tu te dis peut-être que finalement, tu n’as vraiment pas envie de te charger de la gestion administrative de ton entreprise. Et, heureusement, il est possible de déléguer cette tâche à un ou une professionnel(le).
Quoi qu’on en dise, plusieurs tâches de cette gestion rentrent dans le cadre légal. Il n’est pas possible de se soustraire à ces obligations (TVA, livre de recettes, ….). Il est également compliqué de ne pas organiser stratégiquement ton business pour le faire grandir.
Alors, si tu veux pouvoir te soulager de ces missions et te concentrer sur ton domaine d’expertise, pouvoir les déléguer est une bonne alternative.
Je t’invite à contacter Altisia, l’agence de la délégation, pour faire un bilan et trouver l’équipe idéale pour ton besoin.